Para o empreendedor, o tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.
Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.
Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais recursos para atingir seus objetivos.
Planejamento do tempo
Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.
Agenda diária
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:
No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :-)
No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.
Prioridades
É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo – a primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega.
Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”. Nestes casos eu observo:
Resultados – procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade – o terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa.
Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.
O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.
Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.
Lista Mestra
Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária.
Veja como se faz:
Pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:
Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.
O significado de cada coluna:
Atividade – o que deve ser feito;
Prazo – a data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe;
Resultados – tente dar um nível de resultado esperado;
Facilidade – de um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe;
Prioridade – com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação;
Completado – nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir. Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas.
Lembre-se. No começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.
Juntando Tudo
Monte sua lista mestra e use-a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.
Porque vai estar se colocando desafios e ultrapassando cada um deles, controlando seu tempo e sua vida.
Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.
PARÁBOLA SOBRE GESTÃO DO TEMPO
Um consultor, especialista em gestão do tempo, quis surpreender a Assistência numa conferência. Tirou debaixo da mesa um frasco grande de boca larga.
Colocou-o em cima da mesa, junto a uma bandeja com Pedras do tamanho de um punho, e perguntou:
-"Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?"
Depois dos presentes fazerem suas conjecturas, começou a meter pedras até Que encheu o frasco. E aí perguntou:
-"Está cheio?"
Todos olharam para o frasco e assentiram que sim. Então ele tirou debaixo da mesa um saco com gravilha (pedrinhas pequenas, menores que a "brita").
Colocou parte da gravilha dentro do frasco e agitou-o.
As pedrinhas penetraram pelos espaços deixados pelas pedras grandes.
O consultor sorriu com ironia e repetiu:
-"Está cheio?"
Desta vez os ouvintes duvidaram:
-"Talvez não.", responderam.
- "Muito bem!", disse ele, e pousou na mesa um saco com areia que começou a despejar no frasco. A areia infiltrava-se nos pequenos buracos, deixados pelas pedras e pela gravilha.
-"Está cheio?", perguntou de novo.
-"Não!", exclamaram os presentes. Então o consultor pegou uma jarra com água e começou a derramar para dentro do frasco. O frasco absorvia a água sem transbordar.
-"Bom, o que acabamos de demonstrar?", perguntou.
Um ouvinte, mais afoito, arriscou:
-"Que não importa o quão cheia está a nossa agenda; se quisermos, sempre conseguimos fazer com que caibam mais compromissos."
-"Não!", concluiu o especialista, "o que esta lição nos ensina é que se não colocarem as pedras grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois...
E quais são as grandes pedras nas nossas vidas? A pessoa amada, nossos filhos, os amigos, os nossos sonhos e desejos, a nossa saúde.
Lembrem-se: ponham-nos sempre primeiro. O resto encontrará o seu lugar!"
Autor Desconhecido
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